יום רביעי, 10 בנובמבר 2010

כמה כללים למצגת אפקטיבית

שמתי לב שדווקא לאנשים טכניים יש קושי בהעברת מצגת. למה?
  • כיוון שהרבה פעמים הם בכלל "נודבו" למשימה ותעזבו אותי באימא 'שלכם.
  • כיוון שקשה לנו לפעמים להבין שגם אם יש ידע טכני ליושבים מולם הוא אינו בהכרח רחב בתחום של ההרצאה.
  • כי קשה לאדם טכני להיות שיווקי, זה אפילו עלול להיראות לו לא טבעי; אבל כל הרצאה היא שיווקית בראש וראשונה.
הכוונה כאן היא לא למצגת טכנית נטו, כלומר אין הכוונה להדרכה, אלא למשל לנסות לשווק תוכנה פנימית שיצרנו במחלקה למחלקות אחרות, או לשכנע אנשים להתחיל להשתמש בתוכנת ניתור הבאגים שלנו; זה יכול להיות מצגת lesson learned או סיכום גרסה וכד'.
אספתי מספר כללי אצבע למצגת מוצלחת ואני מתכוון לשתף.


  • מטרתנו היא לשכנע את היושבים מולנו במשהו. כל עמוד שאתם מסיימים לכתוב, תקראו שוב ותסבירו לעצמכם למה כל משפט תורם למטרה הכללית. אם הוא לא עושה את זה - נסחפתם. תמחקו אותו.
  • אף פעם אל תניחו מראש שתצליחו במטרה.
  • אם המטרה חשובה, או אם ברור מראש שתוכן המצגת לא יתקבל על הכל, או אפילו עלול לפגוע בחלק מהאנשים שיהיו בפגישה - דברו איתם לפני. הראו להם, אם צריך, את המצגת. עשו קואליציות והגיעו להסכמות עם אלו שיוצאים פחות טוב. אם אתם רוצים לשכנע, עדיף שתדברו עם לפחות חלק מהמוזמנים לפני, תציגו את מה שרציתם, קבלו פידבקים, תקנו את מה שצריך. אין לכם מושג (או שכן) כמה נעימה יכולה להיות ישיבה כזו. תחשבו על זה.
    לא, אנשים טכנים יקרים, אני לא מתכוון לוותר על מה שיש לכם לומר. ממש לא. אבל אם אתם מציגים lesson learned ואומרים שבעייה עיקרית היא בזמני הפיתוח, ואלה יתחממו ויענו לכם שאתם לא פחות בעייתיים ויתחיל ויכוח, וזאת מול כל הקודקודים - כולם מפסידים. מצטער, לפעמים פוליטיקה, או יש כאלה שיאמרו התחשבות, זה דבר הכרחי.
  • אם אתם מנסים לשכנע במשהו: אנשים יקבלו את מה שאתם "מוכרים" לא בגלל שהם דברים צודקים, לא כיוון שהם מועילים לחברה, לא כי אתם חכמים, לא כי אתם יפים. אנשים יקבלו את מה שאתם אומרים בגלל ידידה טובה שלי, אמילי שמה. ומה אמילי אומרת? - אני, מה יצא לי (מזה)? ככל שפנימו את זה יותר מהר כך זה יעזור לכם יותר.
    הכוונה אינה בהכרח טובות הנאה אישיות, אני מקווה שלא, אלא דברים כמו מידע אמין וזמין, חסכון בשעות עבודה וכד'.
  • הטקסט על המצגת לא נועד להעביר את כל הוראות השימוש של המוצר / יומן יומיומי של גרסה וכד'. הטקסט בכל דף נועד להכיל את הדברים החשובים שאת רוצה להעביר בנושא זה, הדברים שעל הנוכחים לזכור. הסיכום כביכול. נ-ק-ו-ד-ה. אף אחד לא יקרא את כל מה שאתם אומרים - כי אתם אומרים את זה ממילא. איש לא יזכור את כל מה שאתם אומרים גם אם זה רשום (במלואו). אולי זה יפריע להם להתרכז בהרצאה אם הם יקראו את הטקסט.
    לדוגמא: אם הכוונה בדף זה היא לומר שכלקח הקטנו את ה-down time במעבדה: הסבירו איך, תגידו מה יש היום מול מה שהיה, אבל הטקסט צריך להיות:
    - הכנסנו נהלים חדשים:
      - אודיט לפני הבדיקות.
      - הכנסת רמת העדיפות על כל קריאה לצוות הטכני.
      - הרצה אוטומאטית קבועה של בדיקת המערכת.
    וכו'.
    בע"פ תסבירו מה זה האודיט הזה (לא זו לא מישהי מהודו), מה טוב בעדיפויות וכד'.
  • לבוא לבוש מסודר. לא להחזיק משהו בידיים לאורך זמן, לא להחזיק ידיים בכיסים. האמינו לי שידים בחוץ מרגיש פחות טוב, אבל נראה טוב יותר. לא לזוז כאחוזי תזזית. מומלץ: להסריט את עצמכם כמה דקות מציגים בפרטיות ולראות את התוצאה.
  • הצג את עצמך ואת תפקידך. אם צריך - כמה מילים על ניסיונך.
  • עליך לערוך חזרות חוזרות ונישנות. אתה לא אמור להסתכל על המצגת בזמן ההצגה (חוץ מכאשר אתה מעביר עמודים).
  • אם הזמן הוא שעה, וודא שלבד בחזרה אתה מסיים תוך 45 דקות.
  • עמוד בזמנים בזמן אמת.
  • לדאוג שכל, אבל כל אחד בחדר מקבל קשר עין.
  • אל תדבר רק לכיוון אחד של הקהל.
  • לא להסחף למקומות לא רצויים. אפשר לשאול, אפשר לענות, אבל הישיבה מנוהלת על ידכם.
  • לחייך מידי פעם, להכניס גוונים לקול. כדאי לערב את הקהל בשאלות.
  • להגיע לפחות 15 ד' לפני ולוודא שהכל עובד (מקרן, רשת, USB, שיש מפתחות לחדר ישיבות).
  • לבוא עם העתק של הפרזנטציה. אם תהיה הפסקת חשמל או תשרף הנורה של המקרן - עדיין יהיה שלד ההרצאה בידיך.
  • לוודא שכל המצגת היא באותם פונטים, ובכמה גדלים קבועים (כלומר אם הכותרת היא פונט בגודל 16, שיהיה אותו הגודל בכל עמוד).
  • בעמוד הראשון, שער, ובו הנושא בשורה וגם שמו של המציג.
  • לא יורדים שורות! כאמור למעלה, רק משפטים קצרים של מהות העניין צריכים להיות מוגשים. אנשים פשוט לא יזכרו יותר (ואולי גם לא את זה!).
  • כל מונח שעשוי לא להיות ברור: תנו הגדרה (אפילו בתחתית העמוד). לא תמיד אנשים יטרחו לשאול.
  • נסו להבין אילו שאלות עשויות להישאל ונסו לתת עליהן מענה.
  • אם אתם מכניסים נתונים הבאים ממקור מסויים, או בכלל יש הרחבות חשובות לנושאים שעליהם אתם מדברים, אבל שלא חייבים להיות במצגת (ששוב - אמורה להיות קצרה ולעניין) - שימו אותם בדפים בסוף, אחרי עמוד הסיכום והתודה. ואם איזה נודניק ישאל: רגע, איך אתם יודעים? -בבקשה הנה מלא המידע. חשוב בכ"ז לא להיגרר מצד שני למקומות שאתם לא רוצים להגיע אליהם.
  • כל דף אמור להכיל את ידידתנו אמילי. זה הכי חשוב.
  • בסוף - סיכום קצר של עד שלשה נושאים מרכזיים מרכזיים. ואמילי.

אין תגובות:

פרסום תגובה

רשומות פופולריות